[합의된절차] 관리주체에 대한 열람등사청구

공동주택관리법 제27조는 입주자등의 관리주체에 대한 회계서류의 열람등사청구에 대하여 다음과 같이 규정하고 있습니다.

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공동주택관리법 제27조(회계서류의 작성ㆍ보관 및 공개 등) ① 의무관리대상 공동주택의 관리주체는 관리비등의 징수ㆍ보관ㆍ예치ㆍ집행 등 모든 거래 행위에 관하여 장부를 월별로 작성하여 그 증빙서류와 함께 해당 회계연도 종료일부터 5년간 보관하여야 한다. 이 경우 관리주체는 「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조제2호에 따른 정보처리시스템을 통하여 장부 및 증빙서류를 작성하거나 보관할 수 있다.

② 제1항에 따른 관리주체는 입주자등이 제1항에 따른 장부나 증빙서류, 그 밖에 대통령령으로 정하는 정보의 열람을 요구하거나 자기의 비용으로 복사를 요구하는 때에는 관리규약으로 정하는 바에 따라 이에 응하여야 한다. 다만, 다음 각 호의 정보는 제외하고 요구에 응하여야 한다.

1. 「개인정보 보호법」 제24조에 따른 고유식별정보 등 개인의 사생활의 비밀 또는 자유를 침해할 우려가 있는 정보

2. 의사결정과정 또는 내부검토과정에 있는 사항 등으로서 공개될 경우 업무의 공정한 수행에 현저한 지장을 초래할 우려가 있는 정보

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한편 동법시행령 제28조는 법 제27조제2항 각 호 외의 부분 본문에서 "대통령령으로 정하는 정보란 제26조에 따른 관리비등의 사업계획, 예산안, 사업실적서 및 결산서를 말한다”라고 규정하여 입주자 등에 의한 열람등사의 범위를 폭넓게 인정하고 있습니다.

본 건 사례의 경우 ♣♣♣공동주택의 입주민 등은 관리주체가 부과하는 관리비 중 특정항목들이 과다하다고 생각하여 해당 항목의 과다부과 여부를 확인하고자 하였습니다. 현행 공동주택관리법 제26조는 관리주체의 재무제표에 대한 #외부감사를 규정하고 있으나, 재무제표에 대한 감사는 중요성의 관점에서 재무제표의 전반적인 적정성 여부(적정, 부적정 등)에 대한 의견을 표명하는 것일 뿐 관리비 과다부과 여부 확인과는 거리가 있어 입주민 등의 당초 목적을 달성하기에는 적절하지 않았습니다. 따라서 본 건 특정항목에 대한 관리비 과다부과의 확인에는 공동주택관리법에 의한 재무제표에 대한 외부감사 보다는 #합의된절차(Agreed Procedures)에 의한 특정 항목에 대한 확인이 관리주체의 자료 제출범위, 확인에 투입되는 소요시간 및 비용의 측면에서 보다 적절하였습니다.

따라서 입주민 등은 공동주택관리법 제27조(회계서류의 작성ㆍ보관 및 공개 등), 동법 시행령 제28조 및 해당 ♣♣♣공동주택의 관리규약에 의거하여 관리주체에게 관리비 과다부과가 의심되는 항목들에 대하여 열람등사를 요청하였고 관리주체는 관련법률, 관리규약에 대한 검토 등을 통하여 이를 허용하였습니다. 그 결과 재무제표의 전반적인 적정성 확인 등 불필요한 절차를 생략함으로써 관리주체는 자료준비 및 제공의 부담을 줄이고 입주민 등은 당초 의심항목에 대한 확인의 목적을 달성하면서도 재무제표 감사에 비하여 많은 시간과 비용의 부담을 줄일 수 있었습니다.

공동주택관리법에 의한 회계감사는 일반목적의 재무제표 적정성에 대한 감사인 점을 감안하면 경우에 따라서는 목적에 적합하지 않을 수도 있으며 필요 이상으로 불필요한 자원의 투입이 요구될 수 있습니다. 입주민 등의 관리주체에 대한 #열람등사청구에 대한 판례는 다수 존재하며 본 건 사례의 경우에도 관리주체가 입주민 등의 열람등사에 응하지 않았을 경우 결국 법원의 결정까지 필요한 상황이었으나, 관리주체가 열람등사에 성실히 협력함으로써 관리주체와 입주민 모두 불필요한 시간과 비용을 회피할 수 있었습니다.