[회계감사] 전산오류에 의한 재무제표의 체계적 오류

회계장부의 기록과 유지를 위한 전산시스템은 그 기능에 따라 다양한 형태로 존재합니다. 예를 들어 원가 계산을 위한 원가시스템(Costing System), 재고관리를 위한 재고시스템(Inventory System), 회계거래의 기록을 위한 일반 회계프로그램부터(Accounting Program) 기업의 전사적 자원관리를 위한 ERP(Enterprise Resource Planning) 시스템에 이르기까지, 회사는 영업의 특성을 반영하여 필요한 회계관련 전산시스템을 도입하여 운영하게 됩니다. 통상 전산시스템은 직접(또는 외부 개발업체를 이용하여) 개발하거나, 상용프로그램을 구입하여 회사의 실정에 맞게 커스터마이징(Customizing)하는 방식으로 실무에 도입됩니다.

기업활동이 복잡해지고 다양해짐에 따라 회계장부의 작성과 재무제표의 준비에 이러한 회계관련 전산시스템은 중요한 요소로 기능하고 있습니다. 예를 들어 원가시스템에서 산출된 원가정보와 재고시스템의 재고자산 수량은 재무상태표의 재고자산의 가액을 결정하게 되며 인사프로그램은 재무제표의 급여, 원천징수, 예수금 등의 금액을 결정하게 됩니다. 회계장부와 재무제표를 작성하고 유지하는 회계시스템은 이러한 관련 전산시스템에서 산출된 결과값을 이용하여 재무제표 상 관련계정과목의 금액을 결정한다고 해도 과언이 아닐 것입니다.

본 건 사례의 경우, 창고업을 영위하는 ○○○사는 고객별 보관료를 계산하기 위하여 고객별 입고 제품의 종류, 수량, 입고일, 출고일, 냉장여부 등의 자료를 이용하여 보관료를 계산하는 전산시스템을 구축하여 운영하였으며, 동 전산시스템에서 산출된 고객별 보관료를 이용하여 고객에게 대금을 청구하였고, 또한 동 전산시스템에서 산출된 고객별 연간 보관료를 합산하여 결산상 회사의 매출로 계상하는 방식으로 재무제표를 작성하고 있었습니다. 그러나 외부감사의 과정에서 표본으로 추출된 보관료 산출내역을 검증한 결과 표본으로 추출된 거래에서 보관료 계산오류가 적출되었으며 회사의 영업부, 전산담당자 등과의 협의 결과 보관료를 산출하는 회사의 전산시스템에 오류가 있음이 밝혀졌습니다. 당연히 그로 인해 손익계산서의 보관료 매출은 항상 과다하게 계상되었을 뿐만 아니라 고객에 대한 보관료의 청구, 세금계산서의 발행, 부가가치세, 법인세 및 가산세의 이슈 등도 더불어 대두되었습니다. 이 건 오류의 경우 전산시스템에 의해 대량의 거래가 일괄적으로 처리되는 특성상 체계적 오류에 해당하여 연간 오류금액은 상당한 금액에 이르렀습니다.

회계 관련 전산시스템은 거래의 일괄처리와 대량처리를 가능하게 함으로써 업무의 효율성을 부여하는 장점이 있으나 시스템 자체에 오류가 존재하는 경우 그러한 오류는 모든 거래에 적용되는 단점이 있습니다. 따라서 회계관련 전산시스템의 도입 및 운용 시 관련부서의 참여하에 정확성에 대한 검증이 주기적으로 수행될 필요가 있으며 또한 전산시스템을 운용하는 임직원의 주기적인 교육훈련이 요구됩니다.